Virtual Collaboration - 10-Punkte-Plan für eine effiziente Zusammenarbeit aus dem Home Office


Präsenz nicht mit Produktivität verwechseln

Viele Neueinsteiger in die Welt der digitalen Kollaboration verwechseln die simple Verlagerung von Meetings vom physischen Meetingraum in Online-Tools wie Teams, Zoom oder Google Hangouts mit effektiver Nutzung neuer Technologien für digitale Zusammenarbeit. Das schafft allgemein ein Gefühl der Produktivität, generiert aber bei Weitem nicht den Mehrwert für Unternehmen, den eine effiziente Nutzung digitaler Medien schaffen könnte.

Wer kennt Miro, Focusmate, Sli.do, Trello oder Webwhiteboard? Für die allermeisten bedeutet virtuelle Kollaboration in erster Linie Webex, Zoom oder Skype. Reines Video Conferencing hat aber mit Virtual Collaboration so viel zu tun, wie das Dreirad mit der Formel 1.


Der folgende 10-Punkte-Plan hilft Ihnen, die Produktivität der virtuellen Kollaboration in Ihrer Organisation deutlich zu erhöhen.

  1. Schaffen Sie klare Rahmenbedingungen – Treffen Sie klare Vereinbarungen über Form, Struktur und Werkzeuge für die gemeinsame Zusammenarbeit Für die digitale Zusammenarbeit ist es fundamental wichtig, feste Vereinbarungen für die Rahmenbedingungen der Zusammenarbeit zu treffen. Fragen wie: „Wie wollen wir zusammenarbeiten? Welche Tools wollen wir nutzen? Wo werden Dokumente abgelegt? Wie wird kommuniziert und wie schnell wird Rückmeldung erwartet?" sollten für effektive digitale Kollaboration explizit vereinbart und festgehalten werden, um klare Erwartungen zu schaffen und Missverständnisse zu vermeiden.

  2. Reduzieren Sie die Agenda – Virtuelle Meetings verleiten zum Überladen der Agenda und sollten daher thematisch beschränkt bleiben Versuchen Sie nicht mit einem einzigen online Meeting alle Probleme dieser Welt auf einmal zu lösen. Marathon-Agenden mit 20 verschiedenen Themen haben eine geringe Chance, am Ende zu wirklich zählbaren Ergebnissen zu führen. Beschränken Sie die Agenda auf ein Minimum und konzentrieren Sie die geistigen Kräfte der Teilnehmer auf wenige Themen, die dann aber auch in der gebotenen Detaillierung besprochen werden können.

  3. Beschränken Sie den Teilnehmerkreis – Identifizieren Sie die wirklich relevanten Wissens- und Entscheidungsträger 10 Stunden Dauer-Conferencing mit 20 Personen kann unmöglich effizient sein. Die physische Abstinenz verleitet vielfach dazu, ganze Heerschaaren von Mitarbeitern über viele Stunden in virtuellen Meetings „einzusperren“, nur um die Leute im Loop zu halten. Hier werden wertvolle Ressourcen von ihrer Arbeit ferngehalten, weil keine effektiven, virtuellen Kommunikationsstrukturen existieren. Überlegen Sie vor der Einladung genau, welche Expertise und welche Kompetenz Sie für das jeweilige Thema benötigen.

  4. Bestimmen Sie einen Moderator – Virtuelle Meetings bergen die Gefahr schnell abzuschweifen und brauchen Moderation, um fokussiert zu bleiben Damit interaktive Termine auch virtuell ohne große Unterbrechungen und Wartezeiten abgehalten werden können, bietet es sich an, eine geschulte Person für die Durchführung interaktiver Abschnitte im Voraus festzulegen. Darüber hinaus achtet der Moderator darauf, dass alle Teilnehmer gleichberechtigt eingebunden werden und auch die stilleren Teilnehmer zu Wort kommen. Nicht selten sind gerade die Wissensträger weniger extrovertiert und werden in virtuellen Meetings schnell übersehen. Der Moderator sorgt dafür, dass auch das Wissenspotential dieser Mitarbeiter zum Einsatz kommt.

  5. Erweitern Sie über den Kreis der üblichen Verdächtigen – virtuelle Zusammenarbeit erlaubt die Integration von Wissensträgern jenseits der eigenen Organisationsgrenzen Im realen Raum kennen wir unsere Mitspieler und die Spielzüge. Virtuelle Räume ermöglichen die Integration neuer Spieler und damit auch ganz neuer Spielarten. Dies eröffnet uns ein schier unerschöpfliches Potential an neuen Einblicken, Erfahrungen und Erkenntnissen. Durch virtuelle Kollaboration entsteht im Unternehmen ein ungeahntes Wissensarsenal, welches wir in dieser Form bislang so noch nie gekannt, geschweige denn genutzt haben.

  6. Setzen Sie vermehrt auf asynchrone Kommunikation – Viele Aufgaben können auch zeitlich entkoppelt wahrgenommen werden Versuchen Sie Videokonferenzen weitestgehend zu vermeiden. Lässt sich ein Thema auch per Instant Message oder E-Mail klären, ist dies deutlich effizienter als ein Meeting einzuberufen. Unternehmen, die asynchrone Kommunikation in der Praxis umsetzen, haben begriffen, dass es im digitalen Zeitalter ein schwerer Fehler ist, Präsenz mit Produktivität zu verwechseln. Ständige Unterbrechungen halten Wissensarbeiter davon ab, fokussiert nachzudenken und in einen „Arbeits-Flow“ zu kommen. Eine McKinsey-Studie fand bereits 2013 heraus, dass Manager im Flow bis zu 500 % produktiver arbeiten.

  7. Fördern Sie den Teamgeist – Soziale Kontakte lassen sich mit unterschiedlichen Formaten auch in der virtuellen Welt gestalten Sind die Kollegen plötzlich dazu gezwungen, von zu Hause aus zu arbeiten und sich nicht mehr täglich im Büro zu sehen, leidet der Teamgeist. Es gibt die unterschiedlichsten Formate, um hier aktiv entgegenzuwirken. Virtuelles Co-Working, ein Gruppenchat als „virtueller Wasserspender“, virtuelle Kaffee-Dates, Fitness Challenges oder Quiz Nights. Probieren Sie ruhig unterschiedliche Formate aus, um herauszufinden, was Ihren Mitarbeitern am besten gefällt. Auch das gemeinsame After-Work Bier im Teams-Room bringt die Kollegen wieder näher zusammen.

  8. Nutzen Sie die Werkzeuge für digitale Kollaboration - Machen Sie sich mit den Möglichkeiten digitaler Kollaborationstools vertraut und arbeiten Sie gemeinsam in Echtzeit Nur wer die modernen Tools der virtuellen Zusammenarbeit beherrscht, kann auch im virtuellen Raum sein Potential voll ausspielen. Dann kann in virtuellen Arbeitssessions in Microsoft Teams oder Google Docs gemeinsam an Dokumenten gefeilt werden. Der aktuelle Arbeitsstand ist jedem Teammitglied ersichtlich und kann in Echtzeit auf Basis der laufenden Diskussionen aktualisiert werden. Auch jenseits von Modern-Workplace-Lösung wie Microsoft 365 oder Googles G Suite ermöglichen Kollaborationstools wie Slack für Instant Messaging, Focusmate.com für Virtual Co-Working, Sli.do für Echtzeit-Umfragen in Meetings, Trello für virtuelle Kanban Boards oder Webwhiteboard als einfaches digitales Whiteboard ganz neue Formen der gemeinsamen Zusammenarbeit.

  9. Überschätzen Sie nicht die kreative Dynamik – Virtuelle Meetings können nicht dasselbe Kreativpotential entfachen und benötigen daher eine gute Vorbereitung Kreativtechniken wie World Café oder Walt Disney Methode funktionieren in der realen Welt vorzüglich. Im virtuellen Raum stoßen solche Methoden aber regelmäßig an ihre Grenzen. Das gegenseitige kreative „Anstecken“ passiert in virtuellen Workshops nur sehr bedingt. Daher ist es umso wichtiger, die virtuellen Kreativsessions gut vorzubereiten. Metaplan-Wände oder Legosteine müssen im virtuellen Raum durch Virtual Whiteboards oder Mecabricks ersetzt werden. Doch bevor es zum kreativen Inferno kommt, müssen alle Teilnehmer mit der Anwendung der Tools vertraut gemacht werden.

  10. Achten Sie auf Dokumentation und Transparenz - Virtuelle Meetings sind flüchtiger als physische Meetings und erfordern daher noch mehr Ergebnisdokumentation Können wichtige Eckpunkte in der realen Welt mal schnell auf einem Flipchart festgehalten werden, bleiben diese im virtuellen Raum häufig auf der Strecke. Denn in der reinen Videokonferenz fehlen uns die gewohnten Dokumentationsmöglichkeiten. Klären Sie im Vorfeld, wer in welcher Weise die wichtigsten Punkte des Meetings für alle sichtbar festhält und auch nach dem Meeting für alle verfügbar macht. Mit Tools wie Sli.do können auch virtuell Abstimmungen zu wichtigen Entscheidungen durchgeführt und für alle nachvollziehbar gemacht werden.


Wir stehen aber erst am Anfang der Reise in den virtuellen Arbeitsalltag

Auch wenn die oben genannten Hinweise und Ratschläge sicherlich helfen, den aktuellen Zustand der Zusammenarbeit auf Distanz zu verbessern, so soll das nicht darüber hinweg täuschen, dass es für us alle in Zukunft noch sehr viel mehr zu lernen gibt, wenn es um Arbeiten im virtuellen Raum geht.


Laut einer aktuellen Studie des Branchenverbands Bitkom aus dem Herbst 2021 befinden sich die allermeisten Unternehmen in Deutschland noch in einem seehr frühen Stadium der Professionalisierung der Arbeitswelt in Richtung Remote.

Erst ab Reifrgad-Stufe 3 verzichten Unternehmen weitestgehend auf Videokonferenzen und setzen mehr auf kleinere Teams und Kollaborationswerkzeuge. In der Stufe "Asynchrone" haben Unternehmen verstanden, dass die Arbeit auch unabhängig von Zeit und Ort erledigt werden kann und wir über Zeitzonen hinweg die Arbeit verteilen können. So kann der Kollege in Japan bereits seine Teil in ein geteiltes Dokument einfügen, während seine Kollegen in Berlin und New York noch schlafen. So lässt sich ein Großteil der Arbeit unterbrechungsfrei erledigen, ohne dass alle Beteiligten über die vertielten Zeitzonen ständig gemeinsam zusammen sitzen müssen.


In der letzen Stufe arbeiten Teams im virtuellen Raum bereits effektiver und effizienter zusammen als dass sie das im realen Raum jeweils vermocht hätten. Hier werden alle Vorteile der räumlich sowie zeitlich entkoppelten Arbeit genutzt und die Kollegen bewegen sich ganz selbstverständlich in virtuellen Räumen, um gemeinsam an Projekten zu arbeiten. Die virtuelle Arbeitsplattform Spatial gibt uns bereits einen kleinen Vorgeschmack darauf, wie Arbeit bereits in wenigen Jahren aussehen kann.


Spatial arbeitet an einem digitalen Arbeitsplatz, der in der Virtual Reality besucht oder dem durch Augmented Reality beigewohnt werden kann. Das Ziel ist es, jeden Raum in einen Arbeitsplatz für Menschen auf der ganzen Welt zu verwandeln, in dem gemeinsam an Projekten gearbeitet werden kann.

Damit der Kontakt persönlich bleibt, bietet das Avatar-System einen Face Scan an und Mitarbeiter/innen am Monitor werden per Webcam als fliegende Tafel in der Virtual Reality angezeigt. Zudem können bereits Dokumente, Fotos und 3D-Modelle im virtuellen Arbeitsraum geteilt werden.


Einen Überblick über meine Beratungsleistungen finden Sie unter diesem Link


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